Le guide complet du microlearning en entreprise

Solange Dettwiller
03 mars 2021
8 minutes
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Table des matières

Vision d’ensemble du microlearning

Définition du microlearning

Le microlearning s’impose dorénavant comme une solution phare pour la formation dans les entreprises. En effet, cette approche du learning est particulièrement adaptée aux formats digitaux. Elle s’appuie notamment sur une compréhension plus fine des processus d’apprentissages mise au jour par les sciences cognitives.

Le microlearning se construit sur le concept du Learner Centric, à partir des besoins de l’apprenant. C’est une approche capable d’allier plusieurs forces comme la concision et la rapidité, ou encore la disponibilité et l’adaptabilité.

Le concept du Learner Centric

Learner Centric signifie que les formats et les contenus de formations sont pensés autour de l’apprenant, afin que l’acquisition des connaissances se fasse de la façon la plus fluide possible. En revanche, il ne faut pas se méprendre. Il est souvent dit que “l’apprenant est au cœur de sa formation, il va chercher ses modules quand il en a besoin”. Ce n’est pas toujours le cas et le microlearning n’est pas systématiquement synonyme d’autonomie complète.

La concision et la rapidité

Ces deux avantages sont rendus possibles grâce à la structure des informations clés. Ces dernières sont en effet découpées et condensées afin que le temps d’assimilation des connaissances se situe entre 30 secondes et 10 minutes grand maximum.

La disponibilité

“Anywhere, anytime”, sont deux promesses fortes du microlearning : pouvoir se former où que ce soit et à tout moment.

L’adaptabilité

“Any device, any content”, pour être capable de se former sur tous les sujets, via tous les outils accessibles.

Exemples de microlearning dans la vie de tous les jours

Les TED Talks ! Les célèbres conférences TED sont représentatives des avantages offerts par le microlearning (et de son intérêt au niveau mondial). Pour s’en convaincre, il suffit de regarder le nombre de vidéos en format court proposées par la plateforme. Il y a plus de 4320 vidéos dont la durée est comprise entre 0 et 10 minutes, soit 120 pages de contenu. A titre de comparaison, il n’y a que 684 vidéos dépassant 10 minutes, avec seulement 19 pages de contenu.

Autre exemple, l’appli d’apprentissage grand public Grasshopper proposée par Google, qui totalise plus d’un million de téléchargements. Ce sont des formats courts et ludiques permettant de se familiariser avec le code informatique.

Exemples dans la vie en entreprise

Comme nous l’avons vu avec les précédents exemples, le microlearning fait partie des nouvelles pratiques développées grâce au digital. Le monde de l’entreprise n’échappe pas à cette tendance de fond, en voici quelques exemples :

  • Le résumé d’un PDF se fait toujours en créant des slides.
  • Les infographies sont des documents particulièrement efficaces pour informer les équipes.

Les vidéos permettent d’expliquer clairement l’accès à un outil, comme vous pouvez le voir avec l’exemple de Stanhome.

Avantages et inconvénients du microlearning

Les 5 avantages principaux du microlearning

Augmentation de l’engagement

Le microlearning permet d’augmenter l’engagement de vos collaborateurs dans leurs métiers à plusieurs niveaux. C’est un avantage intrinsèque au microlearning, rendu possible de par les cercles vertueux suivants :

Engagement sur le contenu de formation

Les contenus de formation s’appuyant sur le microlearning permettent de mobiliser plus efficacement la concentration des collaborateurs. C’est un avantage décisif pour assimiler des informations clés.

Engagement sur la formation

Un collaborateur apprenant avec des microcontenus voit son attention décuplée. Le microlearning permet ainsi d’augmenter l’intérêt pour la formation et d’améliorer les résultats sur le long terme.

Engagement sur le métier

Sur un plan macro, cette attention et cet intérêt plus élevés permettent aux collaborateurs  d’être non seulement plus à l’aise dans leur métier, mais également de s’impliquer plus efficacement dans leur performance au quotidien.

Concernant l’engagement, le blog de la formation du Crédit Agricole décrit le microlearning comme un “terrain fertile pour le développement de communautés”.

Amélioration de la compréhension du contenu de formation

La granularisation du contenu de formation permet à la personne formée de découper mentalement le concept à retenir, et ainsi de l’intégrer plus rapidement.

Augmentation de la rétention mémorielle

La granularisation du contenu de formation permet également de contrer la courbe de l’oubli grâce au principe des rappels ou des répétitions, pour un apprentissage plus simple et sans douleur. De plus, les vidéos de microlearning permettent une meilleure captation de l’attention des apprenants.

Adaptation aux devices mobiles comme le téléphone ou la tablette

Le format micro convient particulièrement aux populations mobiles et sans poste fixe. Ce type de profil représente une part de plus en plus importante des ressources humaines de l’entreprise.

Création de parcours de formation facilités et rapides

Cet avantage s’explique par la capacité d’adaptation propre au format court. Un seul et même document PDF permet de construire un parcours entier de microlearning sans difficulté et adapté aux besoins du terrain.

Les 2 inconvénients principaux du microlearning

Le microlearning est peu approprié pour la prise en main d’outils

  • Pourquoi ? Car la prise en main d’un outil est un apprentissage spécifique et complexe, nécessitant une utilisation continue de l’outil. Dans ce cas, l’apprenant doit progresser en s’appuyant sur des explications détaillées et sur des cas d’usages pour chaque fonctionnalité propre à l’outil concerné.
  • Par contre, au regard de ce type d’apprentissage difficile, le microlearning permet de proposer à l’apprenant des rappels. Ceci afin d’ancrer les objectifs de chaque fonctionnalité présentée pendant la démonstration en contexte. Ces rappels peuvent également être mis en place pour fluidifier l’acquisition de processus et de nouveautés relatives à l’outil.

Le microlearning et compatibilité avec les Learning Management System

  • Pourquoi ? Car tous les LMS disponibles ne sont pas pensés et conçus pour un apprentissage en micro contenus. Même si les LMS disponibles ont pu ajouter une brique dans leur service pour palier au manque de microlearning, cela ne fait pas partie de leur spécialisation.
  • Par contre, beaucoup de solutions de microlearning ont des intégrations natives avec les LMS les plus connus

Solution aux challenges du learning en entreprise

Pour les collaborateurs

Le microlearning est idéal pour apprendre des gestes métiers

  • Pourquoi ? Car le microlearning permet d’intégrer et d’associer rapidement un verbe avec un concept simple.

Par exemple, le séquençage d’un protocole opérationnel, les impératifs de la relation client, etc.

Le microlearning est idéal pour assimiler des informations complexes

  • Pourquoi ? Car le microlearning permet de solliciter la mémoire visuelle plus efficacement, en associant un ou plusieurs termes propres à un réflexe métier.

Par exemple : l’assimilation d’acronymes, de jargons, ou de longues fiches produits.

Pour les Learning Managers

Atteindre et former régulièrement son audience

  • Les challenges : les formats classiques de learning permettent de toucher les collaborateurs de manière irrégulière et lourde dans l’année, alors que les employés doivent être formés de façon continue.
  • Les nouvelles possibilités : le microlearning quant à lui se révèle particulièrement adapté pour les collaborateurs de terrain. Ces derniers ont besoin d’une formation continue afin de maximiser leurs connaissances du business et d’atteindre leurs objectifs spécifiques.

Déployer une formation pour la performance

  • Les challenges : tous les formats de learning ne sont pas forcément adaptés à toutes les typologies d’employés, que ce soit les employés au siège ou les employés de terrain dispersés sur plusieurs sites.
  • Les nouvelles possibilités : le microlearning s’adapte très bien aux contraintes et aux besoins de tous types de collaborateurs. Il est particulièrement efficace pour les employés de terrain. Ainsi, la formation devient facilement accessible car indépendante d’un moment T, d’un lieu L, ou d’une langue L. Ces forces spécifiques au microlearning sont mises en avant dans un article de la BPI indiquant que “pour réduire le temps précédant l’apprentissage, les formations en microlearning sont des “one shot” et suivent un programme prédéfini.”

Stratégie d’implémentation du microlearning en entreprise

Choisir son canal de diffusion de formation en microlearning

Les critères à prendre en compte

Le premier critère concerne l’ensemble des informations propres à l’audience visée par la formation. Les questions fondamentales sont :

  • Est-ce une population de management ?
  • Cette population se trouve-t-elle au siège de l’entreprise ou sur le terrain ?
  • Est-ce une population nomade ?
  • Sur quel territoire est-elle déployée ?
  • Quelle est la langue parlée ?

Viennent ensuite les critères relatifs à la technologie adoptée par cette audience. Dans ce cas, les questions sont liées au(x) device(s) utilisé(s) par cette population :

  • Est-ce un ordinateur individuel ?
  • Un ordinateur partagé avec une équipe ?
  • Un téléphone ?
  • Une tablette ?

Un exemple de canal de diffusion : le mobile learning

Le mobile learning est plébiscité par les utilisateurs, rien d’étonnant puisque 95% de la population française dispose d’un téléphone portable. Ce canal permet ainsi de se former depuis son téléphone, sa tablette et même depuis son ordinateur.

Le téléphone portable est maintenant l’appareil sur lequel nous consommons de l’information au quotidien. En effet “les 35-44 ans utilisent leur téléphone 78 minutes par jour”. Les smartphones offrent un avantage décisif en termes de formation. Ils sont facilement accessibles et adaptés pour une formation de quelques minutes. C’est un usage adapté aux déplacements et aux moments d’attente qui touchent la plupart des actifs (les français passent en moyenne 8h par semaine dans les transports).

Vous souhaitez vous appuyer sur le mobile learning pour vos formations en microlearning ? Le mieux est d’utiliser un outil adapté à ces types d’apprentissages. SPARTED développe des solutions taillées pour les entreprises dans ce sens. Vous pouvez par exemple voir comment le Wiki, une des fonctionnalités SPARTED, allie parfaitement mobile learning et microlearning.

Déterminer le contenu approprié pour son audience

Une fois le canal de diffusion choisi, l’autre élément clé de votre stratégie d’implémentation sera le contenu. Ce dernier s’articule autour de votre plan pédagogique de formation annuel.

Un plan pédagogique classique s’articule autour de :

  • Programme de sortie produit ou de service de votre entreprise et/ou département,
  • Thématiques liées au cœur de métier comme les connaissances produits et les bonnes pratiques commerciales,
  • Thématiques de fond comme l’histoire et la culture d’entreprise.

Décider du format de microlearning adapté au contenu et à l’objectif

Concernant le format, tout est possible. Vous pourrez opter pour les vidéos, les questions gamifiées, les infographies etc. Il est important de choisir un format correspondant à votre audience et à vos objectifs pédagogiques.

SPARTED a fait le choix du format de microlearning par des questions courtes et ludiques. Ce format de microlearning permet de stimuler l’engagement des collaborateurs de terrain dans leur formation et ainsi améliorer l’ancrage mémoriel de l’information.

Transformer le contenu en microcontenu

Pour cette étape, vous trouverez de bons conseils sur la chaîne Youtube Elearning Locker, en commençant par leur vidéo Micro-eLearning and 7 Ways to Micro Your Training.

Dans l’essentiel, voici les 4 étapes majeurs pour transformer son contenu en microcontenu :

  1. Rassemblez tous vos contenus de formation identifiés et classez-les selon les thématiques d’année.
  2. Pour chaque document, surlignez uniquement les informations clés de vos contenus de formation,
  3. Pesez la quantité d’informations clé identifiées et regroupez-les par catégories de sujets, épurez si besoin,
  4. Pour chaque information clé, écrivez dans un tableau Excel une question de maximum de 150 caractères, la réponse en 200 caractères et/ou une explication de 500 caractères,
  5. Entrez vos microcontenus dans l’outil choisi !

Une plateforme spécialisée comme SPARTED vous assistera dans l’élaboration de votre microcontenu.

Diffuser sa formation en microlearning auprès de son audience

Le lancement s’effectuera via l’outil choisi. Il est important de ne pas oublier la communication en amont comme en aval, ainsi que l’animation tout au long des sessions de formation.

Les fonctionnalités natives de l’outil utilisé permettent de diffuser en continu du microlearning à vos collaborateurs. Dans ce cadre, la fonctionnalité SPARTED de Question Du Jour propose chaque jour une notification à vos collaborateurs sur une micro connaissance à revoir.

Itérer sur le microcontenu via le format

Rien de tel que répéter pour bien assimiler. Dans cette optique, la gamification est votre meilleure alliée. Une approche efficace est de changer de gameplay, une question gamifiée, pour un même micro contenu. Cela permet de varier les modes d’apprentissage et le type de questions posées.

SPARTED propose différents gameplays pour diversifier le quick learning et tester à la fois les connaissances acquises et la rétention d’informations.

Vous pouvez compléter également votre formation avec des formats de microcontenus supplémentaires, comme des liens vers des infographies, ou des vidéos diffusées sur l’outil choisi.

SPARTED a une fonctionnalité de communication inapp via laquelle vous pouvez envoyer une notification et une information en microlearning. Vous pouvez aussi insérer des liens vers d’autres microcontenus.

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