Le parcours d'un collaborateur dans son entreprise commence dès le premier jour de son arrivée.

A partir de ce moment là, il rentre dans une structure qu'il ne connait pas et va chercher des modalités d'intégration, de reconnaissance et d'engagement auprès de ses collègues et managers.

Pour ce faire, un onboarding structuré et harmonisé va permettre de conserver 90% des nouveaux arrivants, et de retenir 69% d'entre eux les 3 années suivantes.

Hybridation du travail, effectifs en 100% remote, avénement des outils digitaux, ... : pour améliorer la rétention des nouveaux talents, il est essentiel de recourir à un onboarding adapté à ces nouveaux enjeux.

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Mais comment créer un onboarding qui répond à ces besoins ?

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Le 20 avril dernier, SPARTED a accueilli dans le cadre de nos webinars mensuels Abdelkader Makhlouf, Chef de Projet E-Learning pour Generali Réseau et Vanessa Malléa, CEO et Co-fondatrice de Learny Bloom. Ils nous ont ainsi partagé leur expertise et leurs conseils pour optimiser vos méthodes d’onboarding.

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Generali, c'est une compagnie d'assurance fondée en 1831, forte de près de 9000 collaborateurs en France. Avec trois divisions, Particuliers, Professionnels et Entreprises, elle fait face à un défi de taille pour onboarder ses collaborateurs. Abdelkader Makhlouf est en charge des projets e-learning pour Generali Réseau, et collaborre notamment avec SPARTED pour le mobile learning.

Learny Bloom a été créée en juin 2021 par Vanessa Malléa qui a construit sa carrière dans le milieu de la formation en entreprise. Forte de ses expériences, elle a décidé de lancer son agence et accompagne aujourd'hui ses clients sur des thématiques variées. Avec une approche qui encourage l’engagement cognitif fort et un design impactant, son agence conseille sur la  stratégie de digitalisation et crée parcours et contenus de formation.

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"Il ne faut pas attendre la prise de poste pour créer du lien." Nous raconte Vanessa Malléa.

En effet l'onboarding est un processus long qui demande un investissement social et financier considérable. Certains postes nécessitent même jusqu'à un an pour être totalement opérationnels. Il faut donc le structurer par des “temps”, que Generali appelle "jalons" venant parsemer le parcours du collaborateur.

Le contexte sanitaire et l'hybridation du travail sont venus challenger à la fois les agences de formation et les entreprises pour proposer des contenus et des formats digitalisés qui ne diminuent pas l'expérience employé.

Learny Bloom va accompagner les entreprises sur 4 temps forts de l'onboarding :

• le preboarding : la période avant l'arrivée du collaborateur. Il va pouvoir se familiariser en amont avec l'entreprise via des visites virtuelles, des modules d'e-learning, et recevoir l'équipement nécessaire à ses débuts.
• le jour J : l'accueil est crucial au 1er jour. Il va être essentiel de travailler sur un kit de bienvenue par exemple, et faire en sorte d'intégrer son nouvel arrivant aux équipes. En remote, il va pouvoir rencontrer ses collègues en one-to-one grâce à des outils comme Teams ou Slack, ou même se faire allouer un parrain.
• l’intégration : c'est tout le processus de formation qui va amener le collaborateur à sa prise de poste opérationnelle. L'enjeu va être de maintenir son attention et sa rétention, fortement mobilisées par tous les informations qu'il va devoir intégrer. Recourir à des supports asynchrones vont ainsi lui permettre de se former à son rythme, et de puiser les connaissances selon ses besoins.
• le postboarding : phase finale de l'onboarding. Elle va correspondre à l'accompagnement de l'entreprise bien après son arrivée, via des formations en continu, le recueil de son feedback. L'objectif est à la fois de faire un état des lieux de son intégration, et de valoriser sa participation à l'onboarding des prochains arrivants. Un employé qui se sent reconnu a d'autant plus envie de rester dans son entreprise.

"Le processus de post-boarding va donner envie aux collaborateurs de rester à bord"  - Vanessa Malléa, Learny Bloom

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Chez Generali, il s'agit d'un parcours de 18 mois destiné aux conseillers en assurance. Majoritairement en reconversion, il y a un véritable challenge pour les engager de manière durable et leur donner envie de s'investir dans leur formation. Avec des mises en situation, des évaluations et des tests de connaissances, leur onboarding va véhiculer les valeurs et le savoir-faire de Generali.

"Nos challenges sont de faire en sorte que les sachants soient compétents dans le milieu de l'assurance" - Abdelkader Makhlouf, Generali

Pour ce faire, les équipes Generali ont recours à du e-learning, de la formation présentielle, et du mobile learning avec SPARTED. Avec leur app GQuizz, l'objectif va être de tutorer et de tester les acquis des apprenants.

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Il va également y avoir un travail à réaliser auprès des managers pour encourager les apprenants à utiliser la solution. Chez Generali, le taux de complétion avoisine les 70% par promotion, encouragé par l'aspect ludique et compétitif de la gamification. Les classements vont venir stimuler les sachants, et les encourager à s'améliorer pour mieux se confronter à leurs collègues.

"Qui dit digital ne veut pas dire coupé des autres. Faire passer l'humain en premier est le futur de l'onboarding." - Vanessa Malléa, Learny Bloom

En effet un onboarding digitalisé peut être porteur de lien entre les apprenants. Tel un levier d'intégration sociale, il va construire des dynamiques de groupe dématérialisées.

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